Logged in as super admin
Page(nid): normal

 

Porin Puuvilla Oy:n tietoturvaselosteet

 

Asiakas-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri

 

Tämä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Porin Puuvilla Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä näiden yhteystahoina toimiville henkilöille.

Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää, mikäli Porin Puuvilla Oy:n henkilötietojen käsittelyyn liittyvät käytänteet tai lainsäädäntö muuttuvat. Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy aina verkkosivultamme www.porinpuuvilla.fi.

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Porin Puuvilla Oy (y-tunnus 2343528-5)

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot pyydetään osoittamaan kirjeitse osoitteella Porin Puuvilla Oy, Tiina Justén / Tietosuojaasiat, Siltapuistokatu 14, 28100 Pori tai sähköpostitse osoitteella tiina.justen@porinpuuvilla.fi ja otsikolla ”tietosuojaasiat”.

 

2. REKISTERIN NIMI

Asiakas-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri

 

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän ja asiakkaan/yhteistyökumppanin väliseen vuokra-, palvelu- tai muuhun sopimukseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien täytäntöön paneminen sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen ja/tai rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen.

Rekisterissä käsitellään rekisterinpitäjän asiakkaina ja yhteistyökumppaneina toimivissa yhtiöissä tai yhteisöissä työskentelevien yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän uutiskirjeiden, tapahtumakutsujen ja muun markkinointiin liittyvien tiedotteiden lähettämiseen, palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen, yhteydenpitoon potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden kanssa sekä asiakas/yhteistyökumppanisuhteiden hallintaan, ylläpitoon ja kehittämiseen.

 

4. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisterissä käsitellään muun muassa seuraavia tietoja:

- nimi ja yhteystiedot kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti

- titteli/ammatti sekä edustamansa yhtiö tai yhteisö

- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

- asiakassuhdetiedot kuten laskutus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot

- henkilöasiakkaista sopimussuhteessa henkilötunnus ja luottotiedot

- tiedot mahdollisista liiketoimintakielloista tai velkajärjestelystä

- rahanpesulain edellyttämät tiedot kuten asiakkaan tuntemistiedot (esimerkiksi kopio henkilöllisyystodistuksesta), PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta

 

5. TIETOLÄHTEET

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään mm. rekisterinpitäjän kanssa solmitusta sopimuksesta tai kontaktoinnin yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti. Tietoja kerätään myös tapahtumiin ilmoittautumisen ja osallistumisen tai palautteen/yhteydenoton yhteydessä tai myöhemmin asiakkuuden tai yhteistyösuhteen aikana. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppaniemme rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

 

6. TIETOJEN LUOVUTUS

Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa viranomaisille.

Rekisterinpitäjä voi käyttää tässä asiakirjassa mainittujen henkilötietojen käsittelyssä ulkoisia käsittelijöitä ja voi luovuttaa tietoja tässä tarkoituksessa yhteistyökumppaneilleen, jotka käsittelevät tietoja toimeksiannosta rekisterinpitäjän lukuun ja ohjeiden mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii aina rekisteröityjen tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja siitä, että käsittelijät ovat saattaneet voimaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotta tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja riittävällä tietoturvan tasolla. Rekisterinpitäjän ja ulkoisen käsittelijän välillä on henkilötietojen käsittelysopimus.

Tietoja ei käsitellä eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

 

7. TIETOJEN KÄSITTELY

Rekisteröityjen henkilötietoja ei käsitellä muihin tarkoituksiin kuin mihin kyseiset henkilötiedot on alun perin kerätty. Lisäksi rekisterinpitäjä pyrkii huolehtimaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden tarpeettomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Sopimusperusteisesti kerätyt tiedot voidaan lähtökohtaisesti säilyttää kymmenen (10) vuotta sopimussuhteen päättymisestä.

Henkilötietoja voidaan säilyttää rekisterinpitäjän valitseman kolmannen osapuolen palvelussa, joka on todettu turvalliseksi ja joka noudattaa hyvää tietosuojakäytäntöä. Rekisterinpitäjä ja kyseinen kolmas osapuoli huolehtivat henkilötietojen ja niiden käsittelyn luottamuksellisuudesta ja tietoturvasta. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät ja sellaiset valtuutetut yhteistyökumppanien henkilöt, joilla työnsä ja/tai tehtäviensä puolesta oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Fyysisesti tietokannat sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

 

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja säädetyin edellytyksin:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

- tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu

- vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua

- vaatia käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojensa poistamista

- vastustaa henkilötietojen käsittelyä

- kieltää käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Porin Puuvilla Oy

Tiina Justén

Siltapuistokatu 14

28100 Pori

 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelystä toimivaltaiselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.

 

Kamera- ja kulunvalvonnan rekisteri

 

Tämä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Porin Puuvilla Oy:n omistamien kiinteistöjen käyttäjille. Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää, mikäli Porin Puuvilla Oy:n henkilötietojen käsittelyyn liittyvät käytänteet tai lainsäädäntö muuttuvat. Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy aina verkkosivultamme www.porinpuuvilla.fi/tietoturvaseloste

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Porin Puuvilla Oy (y-tunnus 2343528-5)

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot pyydetään osoittamaan kirjeitse osoitteella Porin Puuvilla Oy, Tiina Justén / Tietosuoja-asiat, Siltapuistokatu 14, 28100 Pori tai sähköpostitse osoitteella tiina.justen@porinpuuvilla.fi ja otsikolla ”tietosuojaasiat”.

 

2. REKISTERIN NIMI

Kamera- ja kulunvalvonnan rekisteri

 

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Kamera- ja kulunvalvonnan tarkoituksena on suojata rekisterinpitäjän kiinteistöissä toimivien työntekijöiden, vuokralaisten, asiakkaiden ja muiden kiinteistöjen käyttäjien omaisuutta, ennaltaehkäistä ilkivaltaa ja rikoksia, auttaa mahdollisten rikosten selvittämisessä sekä lisätä turvallisuutta.

Kuvattavia informoidaan pääsääntöisesti kuvauspaikoilla näkyvillä ”tallentava kameravalvonta” kylteillä tai -tarroilla.

Kulunvalvonnalla hallitaan rekisterinpitäjän kiinteistöjen käyttäjien kulkuoikeuksia ja avaimia. Rekisteritietoja käytetään henkilöiden kulkutapahtumien selvittämiseen ja yksilöintiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

 

4. KÄSITELTÄVÄT TIEDOT

Kiinteistöjen käyttäjien kulkuoikeudet on määritelty henkilökohtaisesti. Käyttäjistä rekisteriin tallennetaan etu- ja sukunimi, yritys, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

Kulunvalvontajärjestelmä muodostaa myös tunnisteen käytön perusteella rekisterin. Kulunvalvonnan rekisteriin kirjautuvat kulkutapahtumat päivämäärineen ja kellonaikoineen.

Kiinteistöjen rikosilmoitinjärjestelmät muodostavat valvontakameroiden avulla tallennerekisterin videon muodossa.

 

5. TIETOLÄHTEET

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään kontaktoinnin yhteydessä kirjallisesti sekä kirjautuessaan kulunvalvontaan ja/tai liikkuessaan kiinteistöjen alueella.

 

6. TIETOJEN LUOVUTUS

Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa viranomaisille. Tietoja luovutetaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle esimerkiksi rikosten selvittämiseksi. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön.

Rekisterinpitäjä voi käyttää tässä asiakirjassa mainittujen henkilötietojen käsittelyssä ulkoisia käsittelijöitä ja voi luovuttaa tietoja tässä tarkoituksessa yhteistyökumppaneilleen, jotka käsittelevät tietoja toimeksiannosta rekisterinpitäjän lukuun ja ohjeiden mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii aina rekisteröityjen tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja siitä, että käsittelijät ovat saattaneet voimaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotta tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja riittävällä tietoturvan tasolla. Rekisterinpitäjän ja ulkoisen käsittelijän välillä on henkilötietojen käsittelysopimus.

Tietoja ei käsitellä eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

 

7. TIETOJEN KÄSITTELY

Rekisteröityjen henkilötietoja ei käsitellä muihin tarkoituksiin kuin mihin kyseiset henkilötiedot on alun perin kerätty. Lisäksi rekisterinpitäjä pyrkii huolehtimaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden tarpeettomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään kuusi (6) kuukautta työ- tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen, ellei lainsäädäntö muuta salli tai edellytä. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään pääsääntöisesti 2-3 viikon ajalta.

Henkilötietoja voidaan säilyttää rekisterinpitäjän valitseman kolmannen osapuolen palvelussa, joka on todettu turvalliseksi ja joka noudattaa hyvää tietosuojakäytäntöä. Rekisterinpitäjä ja kyseinen kolmas osapuoli huolehtivat henkilötietojen ja niiden käsittelyn luottamuksellisuudesta ja tietoturvasta.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät ja sellaiset valtuutetut yhteistyökumppanien henkilöt, joilla työnsä ja/tai tehtäviensä puolesta oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Fyysisesti tietokannat sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

 

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja säädetyin edellytyksin:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

- tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu

- vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua

- vaatia käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojensa poistamista

- vastustaa henkilötietojen käsittelyä

- kieltää käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

 

Porin Puuvilla Oy

Tiina Justén

Siltapuistokatu 14

28100 Pori

 

 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelystä toimivaltaiselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.

 

 

Päivitetty: 10.7.2020